administratie uitbesteden

Administratie Outsourcen

Het klinkt je vast bekend in de oren: stapels met administratie die dagelijks blijven liggen en er zijn maar zoveel uren in een dag… 

Je agenda lijkt soms een chaos en je weet niet meer waar te beginnen. 

Je wordt overrompeld door vele telefoontjes die je afleiden van het echte werk.
Vexigo kan je helpen! 


Geef jouw administratie uit handen en schakel één van onze administratieve krachten in. Zo kun jij je weer focussen op je core business en de groei van jouw bedrijf. Administratieve ondersteuning: een grote hulp voor kleine tot grote ondernemingen en alles daartussen. 

administratieve ondersteuning

In-house Administratieve ondersteuning

​De perfecte administratieve hulp ​voor je bedrijf.

Kun je assistentie gebruiken bij je administratie en dit liefst bij je in de zaak? Bijvoorbeeld om de receptie te bemannen, mensen te ontvangen of documenten te klasseren? Dan is een in-house administratieve hulp een aanrader.

Virtual Assistance


​Ondersteuning voor je administratie vanop afstand.

Heb je hulp nodig bij je administratie en kan dit volledig vanop afstand gebeuren? Denk aan agendabeheer, facturen opmaken of e-mails behandelen? Dan is een virtual assistant ongetwijfeld iets voor jou!

Administratie Outsourcen Proces
intakegesprek

Op welke vlakken kun je administratieve ondersteuning gebruiken? Dat is de kernvraag van ons intakegesprek. Samen met jou leggen we de doelen en objectieven vast van onze samenwerking. Verder bepalen we op welke manier we rapporteren en stellen een concreet plan van aanpak op.

training

Alvorens onze administratieve kracht bij je aan de slag gaat, zorgen we voor een uitgebreide opleiding over jouw producten of diensten. Verder laten we onze medewerker kennismaken met de administratieve tools die je doorgaans gebruikt. Zo wordt hij/zij helemaal klaargestoomd.

opstart

We starten de administratieve diensten op. Je kan alle vorderingen en handelingen van onze medewerker volgen via ons CRM-systeem. Zo blijf je perfect op de hoogte.

rapportage

Op regelmatige basis ontvang je een statusupdate. Samen bespreken we de voortgang en resultaten. We grijpen terug naar de objectieven en kijken of er bijgestuurd moet worden.                                                                            

De voordelen van Administratie Outsourcen

Kwaliteit

De juiste ervaring, expertise en mindset matchen wij aan jou en jouw bedrijf. 

Onze administratieve krachten werken snel, efficiënt en accuraat.

Resultaten

Vexigo gaat voor resultaat. 

Elke medewerker krijgt concrete KPI’s mee die intern worden opgevolgd.

Contact

Een vaste Vexigo-medewerker is verantwoordelijk voor 

jouw administratie. Je hebt dus altijd 

één enkel aanspreekpunt.

Flexibiliteit

Een administratieve hulp inschakelen, 

kan al voor een looptijd vanaf 3 maanden en is dus zeer flexibel inzetbaar.* 

*zie algemene voorwaarden

Welke taken nemen wij uit handen?

  • Algemene Administratie

  • Digitalisering algemene administratie

  • Facturen opmaken en versturen

  • Opvolging betalingen

  • Agendabeheer

  • Presentaties voorbereiden 

  • Klantenservice

  • Debiteurbeheer

  • Brieven opstellen 

  • Reisplanning

  • E-mails behandelen en klasseren

  • Routinematige taken personeelsadministratie

  • ...

virtual assistant
virtual assistance

Advies nodig?

Je wil graag jouw administratie optimaliseren, maar weet niet wat de beste aanpak is voor jou? 

Je wil weten of Vexigo de juiste outsourcing partner is? 

We bekijken graag met jou de mogelijkheden.

Laten we bellen!
Veelgestelde vragen over Administratie Outsourcen
Kies ik best voor een in-house administratieve hulp of virtual assistant?

Dat hangt volledig van jouw voorkeur af. Wil jij dat de administratieve kracht aanwezig is op je kantoor, bijvoorbeeld voor het fysiek klasseren van papierwerk? Dan kies je voor een in-house medewerker. Kan de samenwerking echter volledig remote gebeuren, dan is een virtual assistant aangewezen. 

Wordt mijn administratie door één persoon opgenomen?

Ja, een vaste Vexigo medewerker wordt aangesteld voor jouw administratie. Zo heb je één enkel aanspreekpunt wat zorgt voor een optimale samenwerking.

De juiste medewerker vinden: hoe doen jullie dit?

We gaan na wat jouw behoeften en wensen zijn, maar ook hoe jij de samenwerking graag ziet verlopen. Op basis daarvan bekijken wij welke van onze medewerkers het meest aangewezen is om de opdracht op te nemen.

De samenwerking loopt toch niet zo vlot als gehoopt. Wat nu?

Is er geen klik tussen jou en onze medewerker? Dan zoeken we zo snel mogelijk een vervanger om de samenwerking verder te zetten.

De administratieve kracht is op vakantie of ziek. Wordt er vervanging voorzien?

De meeste klanten vinden het onnodig om voor een korte periode in vervanging te voorzien. Is de administratieve hulp echter voor langere tijd onbeschikbaar, dan zorgen wij voor vervanging.

Hoe wordt de medewerker intern opgevolgd?

Onze managers volgen alle medewerkers op en begeleiden en coachen hen op dagelijkse basis. Alle werkzaamheden worden bijgehouden in een CMS-systeem (bijvoorbeeld elk telefoontje, taak,...) waar je als klant ook zélf toegang toe krijgt. Transparantie is voor ons zeer belangrijk. 

Hoe wordt de tijdsbesteding van mijn medewerker opgevolgd?

Elke medewerker houdt een time tracking bij in ons CMS-systeem. Zo weet je als klant ook perfect hoeveel uren onze administratieve kracht voor jou gewerkt heeft.

Kunnen de software pakketten en e-mailsystemen van mijn bedrijf gebruikt worden?

Ja, als je toegang geeft tot deze systemen dan gaat onze administratieve hulp hiermee aan de slag. 

Wat met privacy en geheimhouding?

Al onze medewerkers ondertekenen een contract tot geheimhouding en zijn hieraan gebonden. 

Hoeveel kost een administratieve hulp?

We hanteren transparante prijzen. Neem contact op met ons om hierover meer informatie te ontvangen.